【メモ 取り方】効率的なメモの取り方！メモのコツで仕事の効率アップ！

こんにちは、しょうです！

「メモが上手に取れない」「メモを取っても役に立っていない」など、メモを有効活用できていないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。私も元々メモを取るのが苦手で、書いたメモを見返しても何を書いてあるのかわからないなどよくありました。

メモは取り方一つで仕事を効率化ができ、自身の仕事の成果にも繋がります。今回はそんな効率的なメモの取り方やメモのコツを解説していきます。

メモの余談

メモを取ることは、仕事において日常的に実施していることであり、今更学ぶこともないかと思われるかもしれませんが、ちょっとしたコツで仕事の効率化が図れたり、抜け漏れがなくなることで仕事の評価にも繋がります。

SHOWROOM株式会社の代表前田裕二さんも「メモの魔力」という本を書いており、メモの重要性を説いています。たかがメモと舐めてはいけません。メモ一つであなたの人生や考え方も変わるきっかけになります。今回はそんなメモの力について、記載していきます。

メモについて

あなたの周りにいる仕事ができる人はどんな方でしょうか？「提案書を作るのが上手い人」、「プレゼンが上手な人」、様々な特長があるかとは思いますが、仕事ができる人は共通して「メモを取るのが上手い」傾向にあります。正確に言えばメモを上手に活用して仕事の効率化を図っています。

人は元来、物事忘れる生き物のため、その日に覚えたことも20分後には42％忘れ、1時間後には56％忘れ、1日後には74％忘れ、１週間後には77％忘れると言われています（エビングハウスの忘却曲線より）。仕事において忘れてしまうということは、トラブルを招きかねない危険なことで、仕事ができる人の多くは仕事を忘れないための仕組みや自分ルールを持っています。

その仕組みやルールの大半を担っているのが「メモ」になります。できる人はメモを自分の「第二の脳」として活用し、仕事を円滑に進めているのです。

優秀な人材とは、どんな人か興味のある方は以下の記事も参考になります。

【優秀な人材】優秀な人が日常的に行っている習慣

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メモを取るメリット

タスク管理になる

メモを取る上で一番のメリットとしては、備忘録としての活用方法になります。頭で覚えていられることはたかが知れています。どんなに頭の良い人でも記憶しておける情報量は、さほど変わりません。

そのため忘れてはいけないタスクをメモすることにより、仕事の抜け漏れを防ぎ、タスク管理を円滑にすることができます。

頭が整理される

メモをすることで考えを整理することができます。頭の中で整理するより、紙などに書き視覚的に確認できるツールを活用した方が頭の整理がしやすくなります。

そのため聞いた話しを忘れないようにメモを取るだけでなく要点を捉えて、視覚的にみることで頭の整理にも活用をすることができます。

アイデアを生み出せる

メモした内容をヒントに新しいアイデアや考えを生み出すことができます。何もない所から新しいアイデアを生み出すことは、どんなアイデアマンでも困難なことです。

そのため、メモ帳などに新しいアイデアのヒントになることを常日頃メモしておくことで、閃きを生み出すアイテムになります。

相対する人に安心感を与えられる

重要な情報を伝えなくてはいけない相手からの言葉をメモに取ることは、その人に安心感を与えることにも繋がります。

伝える側からしたら、正確に相手に情報が伝わっているのかが心配になりますが、メッセージをちゃんと相手が受け取ったかどうかの指標として、メモを取っているかどうかが一つの指標になります。

メモで身に付くスキル

要点をまとめるスキルが身に付く

メモをとるにしても相手の言葉の全てをメモに残すことはできません。話すスピードより、各スピードの方が断然遅いからです。

そのため、メモを取る際はどうしても要点を捉えてメモを取るしかありません。後で見返しても思い出せるように無駄な文言は省き、重要な箇所を重点的にメモするように意識して、メモを取り続けると、要点を捉えるスキルを身に付けることができます。

読解力が身に付く

メモを上手に取ろうとする時、相手の言葉を瞬時に理解し書く必要があります。理解していない話しをメモに取ることは非常に困難で、理解しないまま取ったメモは、後ほど役には立たないでしょう。

そのため、その場で瞬時にしっかりと理解しつつ、メモを取ることを習慣にすることで読解力を身に付けることができます。

効率的なメモの取り方

要点を記入する

メモに取る時はどうしても書く方が遅れるため、要点を記入する必要があります。

要点を抑えるために、絶対に記入した方が良いことをあらかじめ決めておくことが効果的になります。絶対にメモに取るべき、重要な要素は以下の通りです。

「結論」をメモする

「つまり～」や「結果～」から始まる言葉などを発した時は、今まで話していたことの総点を話すため、メモをとる重要なタイミングになります。話す相手も整理しながら話しているため、「結論」を話したタイミングは、一番言いたいことをまとめた話しになるため、そこをしっかりと抑えておくようにしましょう。

「事実」をメモする

「○○はこうだった」など「事実」に関しても、メモをしておいた方が良いでしょう。なぜならば事実は曲げようのないものになるため、相手の話したことが全てになります。事実しは、違った理解をしてしまうと、食い違いや勘違いを生み、トラブルを招く恐れがあるため、正確にメモを取るようにしましょう。

「数字」をメモする

「○○％」や「○○円」など、数字が出てきた場合も必ずメモを取るようにしましょう。比較や基準となる数字には、重要な意味を持っている場合が多いです。その数字を1ケタ間違えてメモしたや「5」と書こうとして「6」と書いてしまったなど、ちょっとした書きミスで大きく意味合いを変えてしまう場合がありますので、正確にメモを取る必ことを習慣づけましょう。

このようにメモをとる重要な要素をあらかじめ認識しておくと、より効果的にメモを取ることができます。その他にも、自分が思う重要な要素を書き出して、自分ルールを作るようにするとより、メモを効率的に活用することができます。

図やイラストを記入する

メモを取る時には、図やイラストにして記入するのも効果的です。図やイラストにすると、文字に起こすより、スピーディーに記入することができます。また、後ほど資料を作成する際にそこで記載した図やイラストが、そのままイメージとして活用することもできます。

イメージを図にしているので、見返した時に見やすいのと頭に残りやすいのも大きなメリットになります。

何のメモなのか瞬時にわかるようにする

メモを後ほど見直す際に「何のメモだったのか」、「いつ書いたのか」を忘れてしまったりすることは誰しもが経験しているのではないでしょうか。

そのため、メモを効果的に活用する最低限必要な情報「何のメモか」、「いつのメモか」、「誰と話したのか」などをあらかじめ決めておいて、必ず記入するような習慣を身につけましょう。

大事な要素をわかりやすく印をつける

書いた中でも特に重要なメモに関しては、自分なりにわかりやすい印を残すようにしましょう。それが「★」マークをつける、色付きのペンで記入するなど、何でも良いですが見返した時に一目で重要なメモが分かるように記入するようにしましょう。

メモの効率的な使い方

その日の内にメモを見直す

メモを取ってもその後見返すことがなければ、無駄になってしまいますのでメモを見返すことを習慣にしましょう。オススメとしては、取ったメモはその日の終わりにメモを見返すことです。見返すことで頭により定着しやすくなるのと、頭の整理をすることができます。

また、そのタイミングで情報が足りない所には追記するなどして、メモの情報量を充実させることも効果的です。

スケジュールやタスク管理に反映させる

メモした内容の中には必ずタスクやスケジュールが含まれているかと思います。そのタスクやスケジュールを管理しているツールに反映させましょう。私の場合は、スケジュールを管理するツールにタスクもまとめて記入するようにしています。

忘れない内に記入するのが良いので、打ち合わせの直後か遅くともその日の内に記入するようにしましょう。

付箋を活用する

見たいメモをすぐに確認ができるように付箋を活用しましょう。全てに付箋を残すのは非効率なので、重要なページにのみ、「何の、誰と、いつ」といった要素をメモした付箋を貼り付けておきましょう、一目でそのページに何の情報が載っているかをわかるようになり、効率的にメモを活用できます。。

まとめ

今回は効果的なメモの取り方を解説しましたが、いかがでしたでしょうか？メモを取ることはやっているかとは思いますが、それを効果的に活用できていないという人は多いのではないでしょうか。メモを効果的に活用することで仕事の効率アップや仕事の抜け漏れを防ぐこともできるため、心的負担も減らすことができるかと思います。少しでも参考になれば幸いです。

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