【提案書 書き方】伝わりやすく成果を上げられる提案書の書き方。構成や考え方まで。

こんにちは、しょうです！

「提案書を書こうとしても何から書いて良いかわからない」「提案書を作っても、なかなか受注しない」「提案書を作るがいつも上司にダメ出しされる」そんな、お悩みを抱えているビジネスマンの方向けに、本記事では伝わりやすく成果を上げられる提案書の書き方、構成や考え方までまで解説していきます！

■提案の基本

仕事において提案をしていくことは、売上や利益をあげていくために、継続的に行なっていく必要がある仕事になります。良い提案をするためには、提案を補助し、イメージしやすくするため、良い提案書を用意して提案する必要があります。

そして、そんな提案の仕方や提案書の書き方で一番重要なのが「クライアントファースト」で考えることです。クライアントの状況や立場、求めていることをクライアントの目線に立って、提案をすることで「この人は、良くわかっているな」、「この人に任せたいな」と思われ信頼を得ることができるはずです。一度、こういった信頼関係を構築できれば、あなたにどんどん仕事が回ってくることでしょう。

■提案書の大事な考え方

提案書を作成するにあたって、「よしやるぞ！」と言っていきなり書き始めたりしていませんか？何も考えずにいきなり書き始めるのは、NGです。提案書は構成やメッセージをよく考案して作成する必要がありますので、何も考えず書き始めては伝わる提案書は作成できないでしょう。ここでは効果的な提案書を作成するための考え方を説明していきます。。

クライアントの背景を考える

提案書を作成するにあたって、クライアントには必ずその時の市況や会社のフェーズなど、それぞれに背景があります。それが、会社の方針であったり、その人に課せられたミッションであったりするのですが、相対する人や部署・会社は、「何を目的として」「何が課題で」「それを解決するのに何が必要なのか」は、その背景が存在するものです。なぜ、そういう考えに至ったかの背景を正確に把握することでクライアントの求めるものが必然的に浮き彫りになり、クライアントのニーズを捉えた良い提案ができるでしょう。

クライアントのミッションを考える

背景を理解したら、続いてはクライアントのミッションを考えます。仕事をしている以上、どんな方も達成すべきミッションを与えられているはずです。ミッションは、仕事により様々ですが、営業担当ならば売上金額を達成する、人事の方ならば社内の残業時間を減らすなど、それぞれに与えられるミッションに対して、行動しているはずですのでミッションを正確に把握し、わからなければ直接聞いてみましょう。そのミッションが直接クライアントの課題に直結するため、ミッションがズレていては、良い提案はできません。

登場人物を理解する

クライアントの窓口となる担当者、その上司にあたる決裁者など、それぞれの登場人物がどのような考えを持っていて、どのような力関係かを理解することは重要になります。そして、それを理解した上で、その人になりきって、顧客目線で提案書を作ることが大事になります。その他にも、エンドユーザーはどういう人？その会社の文化や風土は？その市場や時事的要素は？など、これらを勘案して提案内容を設計するだけで、質の高い提案書を作成することができるでしょう。

■提案書の書き方～準備編～

必要な情報を集める

提案書に必要になる情報収集を行います。クライアント自体の情報はもちろん、その業界の情報、ライバル会社の情報など、提案の情報収集は、非常に重要な要素になります。情報を集めた上でクライントの背景・ミッションを織り交ぜて考えると、より顧客が見ている視点に立つことができます。

クライアントの課題を考える

クライアントのミッションを達成するためには、それが障害になるような課題が必ずあるはずです。簡単にクリアできるミッションなんてものは存在しないはずですので、そのミッションの課題を正確に把握しましょう。また、クライアントも何が課題かわかっていない可能性もあるので、クライントにしっかりとヒアリングをし、課題をクライントと共通認識として持つようにしましょう。

クライアントの課題解決方法を考える

課題解決するための最高の提案を考えましょう。クライアントの課題を解決するためにはどういった要素が必要で、それを叶えるためにはこういった手法があるといった考えで、ロジックを持って考えるのが良い提案のコツです。

ダメな提案をしてしまう人に良くありがちなのが手法から提案を考えることです。こういった手法があるから、こういう課題があるんじゃないかと考えてしまうと、こじつけで自分の都合の良い提案書となってしまいます。それは、クライアントファーストではありません。

また、クライアントの課題によっては、自社では叶えられない可能性もあります。それを自社でできる範囲の提案におさめるために、提案を調整するのもクライントファーストではありません。クライアントのニーズは「弊社ではお答えすることができません」とハッキリと言ってしまい、他社を紹介する、叶えるためのアドバイスをしてあげる方が、逆に信頼を得られる結果となるでしょう。

協力者をアサインする

提案内容が自分だけで解決できず、社内や社外の専門家に頼る必要があれば、どういった部署や協力会社にどのように協力をしてもらうかを考えます。また、この時にポイントとなるのが、提案のストーリーや方向性は、提案書を作る人が考えなければいけないということです。提案のイメージが出来ていない状態で協力者に指示を出すと丸投げとなってしまい、思っていたアウトプットが返ってこず、協力者からの信頼を失う可能性があります。

スケジュールを考える

提案を実施する際は、提案書の提出日を考えます。先方からの希望があれば、極力その希望日に提案できるように調整をしましょう。もし、なければ先方の施策開始の希望日を確認して、施策実施までの逆算をし、提出日を提示してあげるのが良いでしょう。

クライアントの課題解決方法をもっと詳しく知りたいという方は、以下の記事もご覧ください。

【課題解決】クライアントの課題解決の考え方。納得してもらえる提案方法。

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■提案書の書き方～実践編～

骨子を作成する

提案書の大枠を考えるための骨子を作成します。クライアントに効果的な施策を伝えられるように、大まかなストーリーを文章のみで作成します。記載する内容としては、項目とその項目で伝えたい内容を記載します。骨子はストーリーが合っているか、伝えたい事は伝わっているかを確認することでストーリー全体を整えます。

▼骨子例

ページネーションを作成する

続いてPowerPointなどで、骨子を元にページネーションを作成します。ページネーションとは、大まかにこのページではどんなことを伝えるかをページ毎に記載して、流れを確認するためのものになります。骨子より、詳しく記載をするのと、図やイラストなどをどういったものを記載するかを記載し、全体的なイメージを見るためのものになります。

資料を作成する

ページネーションを元に1ページ1ページ資料を作成していきます。ポイントは「伝えたいことをシンプルに記載する」ことです。資料はこと細かに記載をしても、基本的には見られないものです。情報量が多いと伝えたい内容が正しく伝わらず、違った認識を取られてしまう可能性もあります。また、シンプルな方が見る側としても、メッセージが限定されるため、ストレスなく見ることができます。

データを活用する

提案書の説得力を上げるため、データを活用するのが良いでしょう。特に「○○％UP！」といったような、数字根拠のあるデータだとより説得力を増すことができます。自社内でのデータがあれば、それを活用するのがよいでしょう。ない場合は、他のWEBサイトの情報を持ってくるのも問題はありませんが、その際は引用元のURLとWEBサイト名を記載して信頼のある情報であることを示しましょう。

図やイラストを活用する

基本的に文字は少な目で、図やイラストを中心にページを作成するのが良いでしょう。図やイラストは文字情報より、多くの情報を与えることができます。また、提案内容をより、イメージしやすくする効果があるため、見る側が理解しやすくなります。

■提案書の書き方～仕上げ編～

提案書が完成したら、それが適切な提案書となっているかを確認する必要があります。最終的にお客さんが見たらどう思うかの視点で確認をすると適切に判断を下せるかと思います。以下に、客観的に見るポイントを記載していますので、ご確認ください。

内容に矛盾はないか

提案書の内容に矛盾が発生していないかを確認します。提案の際に矛盾が発生するとお客様の頭の中で「？」が生まれてしまい、正確に提案を理解できなくなります。そのために、提案は、一貫性を持って書かれていることが重要になります。

伝えたい内容が記載してあるか

伝えたい内容が誤認なく、伝わっているかを確認します。骨子やページネーションで伝えたいと思ってた内容を提案書が完成した際に、ズレてしまっていないか・ニュアンスが違ってはいないかを確認します。

MECEになっているか

MECE（ミーシー）とは、内容が漏れなくダブりなく記載されているかどうかになります。MECEになっていると「内容を網羅できる・見落としを排除できる・混乱がなくなる・適切なコミュニケーションがとれる」といったメリットがあります。そのため何かを考え、何かを説明しようとした際に、全体がわかりやすく理解しやすいため、コミュニケーションがスムーズになります。

独りよがりになっていないか

提案内容が独りよがりになっていないかを確認しましょう。提案書を作成しているとどうしても、自分の良いと思っている施策を提案に入れたくなります。しかし、それではお客様の視点になっていなくて、独りよがりな提案となっている可能性があります。その時は、お客様のミッションや課題を再度見直して、それに対する解答になっているかを確認しましょう。

特出した提案が出来ているか

提案に際して、自分の会社にお願いしたいと思わせるため、自分の会社ならではの提案の要素を入れる必要があります。似たような競合はたくさんありますので、どこにお願いしても同じだと思われてしまうことで、失注のリスクを高めてしまいます。自社でしかできない強みを提案に入れて、競合他社から一歩抜きん出た提案を心掛けましょう。

■まとめ

本記事は、伝わりやすく成果を上げられる提案書の考え方や書き方を記載させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか。今回の考え方は、一つの例に過ぎませんが提案書を書く上で、大事なのは独りよがりにならず常に「顧客視点」で作成することが一番重要になります。顧客の課題をよく理解して、価値を提供できるような提案ができれば、たとえその提案が受注しなくても、クライアントはまたあなたに相談をしてくれるでしょう。少しでも参考になれば幸いです。

参考までに、仕事で活躍している人の特徴をまとめた記事が以下にありますので、興味のある方はご覧ください。

【仕事 活躍】仕事で活躍している人の特徴6選

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